Webfleet: come scegliere la giusta soluzione per la gestione dei mezzi aziendali

Se quest’anno hai deciso di investire in una soluzione per la gestione della flotta, quello che ti aspetta è certamente una riduzione dei costi, una maggiore efficienza dei veicoli aziendali e un aumento della sicurezza. Ma quale software acquisterai alla fine? La guida in 5 passaggi di Webfleet ti aiuterà a esplorare il mercato e scegliere quello migliore per i tuoi mezzi.

1. Decidi cosa vuoi ottenere dall’attività di Fleet Management

• Pianificazione e controllo più efficienti: la telematica dei veicoli ti offre una panoramica 24/7 su dove sono localizzati i tuoi conducenti e i tuoi mezzi. Con una piattaforma per la gestione della flotta, ottieni informazioni su quanto a lungo si soffermano da un cliente e su chi possa prendere in carico un’attività extra.
• Maggiori produttività e sicurezza: ottimizzando i percorsi ed evitando gli ingorghi, i tuoi conducenti possono completare più attività, utilizzando le strade più sicure. 
• Minori costi per carburante e manutenzione: accedi ai dati sulle performance dei driver e vieni avvisato quando è necessaria la manutenzione del veicolo, aiutandoti a risolvere i problemi prima che questi portino a un guasto. 
• Registrazione accurata: registrazioni automatiche dei tempi di guida per il rispetto delle norme, le buste paga e le fatturazioni. Una soluzione integrata con i sistemi per le buste paga e l’amministrazione finanziaria può ridurre le scartoffie e aiutare a risolvere le questioni sulle fatture o sulle controversie relative ad esse.

2. Coinvolgi i tuoi colleghi nella scelta della piattaforma di gestione flotte

Chi nella tua azienda utilizzerà la piattaforma scelta per la gestione dei veicoli? Incoraggia degli input da parte dei tuoi colleghi fin dalla ricerca della soluzione giusta.

Assicurati di tenere informati i tuoi conducenti o una loro rappresentanza. Saranno loro a utilizzare il sistema di gestione flotte quotidianamente ed è vitale che comprendano i suoi benefici fin da subito. Ascoltali e rassicurali su ogni preoccupazione dovessero avere su sicurezza e privacy.

3. Raccogli e confronta i preventivi sui software di fleet management

Ora che sai cosa vuoi, è tempo di iniziare la ricerca. Contatta i fornitori che hai trovato online o attraverso il passaparola. Riferisci loro i tuoi obiettivi e poi chiedi di inviarti una quotazione per la soluzione che pensano possa essere più adatta per la tua azienda.

Oltre ad essere il modo più semplice per ottenere le informazioni di cui hai bisogno (piuttosto che guardare sito dopo sito, brochure dopo brochure), questo metodo ti darà una buona idea di come il fornitore gestisce i clienti. Questa sarà una relazione a lungo termine, quindi la qualità del servizio può essere importante tanto quanto le funzionalità del software.

4. Scegli la piattaforma migliore per la tua azienda

Una volta ottenute alcune offerte, puoi creare una shortlist di soluzioni per la gestione della flotta tra cui scegliere. Seleziona un piccolo numero di fornitori e chiedi loro di approfondire gli elementi della piattaforma proposta. Assicurati che spieghino cosa offriranno queste funzionalità di base:

• Tracciamento dei veicoli basato su GPS
• Analisi del comportamento alla guida
• Navigazione professionale
• Gestione della forza lavoro
• Geofencing
• Produzione di report

Mettili alla prova in questo passaggio. Richiedi demo, contatta eventuali referenze nominate dal fornitore e sfrutta ogni possibilità di provare il sistema. Qual è il punteggio dei fornitori nella tua lista? Quale proposta può prepararti per il successo a lungo termine? Confrontati anche con il reparto IT per eventuali domande da porre su hardware e software, sicurezza dei dati e privacy, app e integrazioni con soluzioni di terze parti.

Una soluzione all-in-one può semplificare il tuo processo decisionale. Webfleet, ad esempio, fornisce tutto il necessario per gestire una flotta con maggiore efficienza, sicurezza e sostenibilità, con soluzioni dedicate alla gestione dei camion o alla gestione dei furgoni aziendali.

5. Prepara il contratto per il software di fleet management scelto

Una volta presa una decisione, discuti i termini, le condizioni e le tariffe con il fornitore della soluzione per la gestione della flotta. Dovrai anche prendere accordi su pianificazione, installazione, formazione e assistenza. Dopotutto, dovrai assicurarti che il nuovo sistema sia introdotto in azienda in modo ottimale e che tutti possano utilizzarlo immediatamente.

Stabilisci tutto in un contratto, con accordi su manutenzione, garanzia e sicurezza. È inoltre consigliabile raggiungere accordi sulla privacy dei dati separatamente, al fine di specificare chi avrà accesso a quali dati e perché.

Questa fase è decisiva per il vostro rapporto con il fornitore di servizi per la gestione dei veicoli aziendali. È l’inizio di una collaborazione a lungo termine in cui l’attenzione personale, il supporto professionale e il miglioramento continuo sono basilari per ottenere il successo.